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Le recours au télétravail, amplifié par la crise sanitaire, ouvre la porte des entreprises de petite taille à la numérisation et l’indexation des documents, en particulier devis et factures. Né de la numérisation et l’indexation de registres d’état-civil, Numerize lance un logiciel de GED (gestion électronique de données). L’accès gratuit aux PME du Grand Est dans cette phase de démarrage vise une ultime mise au point, grâce à l’avis des utilisateurs.
A nouveaux locaux, nouvelle étape pour Numerize. Après douze premières années passées à Bischwiller (Bas-Rhin), la PME de 20 salariés a déménagé cet été dans 650 m2 neufs à Hoerdt, au nord de Strasbourg. Pour se rapprocher de l’agglomération, mais plus encore des entreprises, à l’occasion du lancement de son offre de GED (gestion électronique de données).
Depuis ses débuts, Numerize s’était en effet déployée auprès d’une clientèle publique, pour la numérisation et l’indexation de registres d’état-civil. « C’était une niche au départ, qui a bien grandi », relève Julien Gless, directeur général. L’activité s’est élargie à d’autres documents, récents comme ceux d’urbanisme (plans, cadastres)… ou plus anciens jusqu’à plusieurs siècles, pour des archives municipales ou départementales. Son développement a été favorisé par l’air du temps qui souffle vers moins de papier et des nouvelles dispositions (comme « Comedec ») qui encouragent la dématérialisation des bonnes vieilles fiches d’état-civil.
La numérisation et indexation de documents a représenté 95 % du chiffre d’affaires de Numerize situé à 2,5 millions d’€ en 2019 et elle a généré des investissements en moyens matériels dernier cri, de scannage ou de salle d’archivage à température et humidité contrôlée. Elle procure aussi de nouveaux marchés, tel celui, national décroché auprès du gouvernement pour les cahiers de doléances de la consultation citoyenne convoquée après la révolte des Gilets jaunes. Autant dire qu’il n’est pas question pour Numerize d’y renoncer.
Mais la PME a estimé qu’à partir de son expertise et en l’enrichissant, elle pouvait se tourner vers d’autres horizons, et vers une clientèle privée. C’est le sens de la mise en place de son logiciel GED, sous le nom encore provisoire mais potentiellement définitif de MyNumerize.
Classement intelligent et partage des tâches à distance
Ce logiciel en mode SaaS (« Software as a Service » en anglais et « logiciel en tant que service » en français, une solution cloud par Internet) organise l’accès aux documents « partout, tout le temps. » Il veut surtout assurer l’optimisation de la saisie, de la conservation et du traitement de données, de façon à « supprimer des tâches de saisie manuelles peu valorisantes et organiser un classement intelligent, numérique », ajoute Julien Gless.
Parmi les documents d’entreprise, MyNumerize estime pouvoir apporter une valeur ajoutée à ceux qui ne sont pas standardisés, en particulier les devis et factures. « Permettant le partage des tâches à distance et l’organisation en mode collaboratif (workflow), le logiciel va par exemple prédéfinir le parcours d’une facture dans l’entreprise : à quelles personnes doit-elle être transmise, dans quel ordre et dans quel délai, pour quelles interventions respectives sur le document », décrit Julien Gless.
L’offre intégrera la signature électronique, ainsi que d’autres fonctionnalités possibles. Mais Numerize veut éviter de tomber dans l’usine à gaz. « Le logiciel se concentre sur les fonctionnalités les plus utiles, pour rester simple d’usage aux clients de petite taille : entrepreneurs individuels, TPE, PME », promet Julien Gless. « Ce qui importe, c’est le nombre d’accès, qui n’est pas forcément proportionnel aux effectifs : on peut avoir une entreprise de 50 salariés avec un ou deux accès nécessaires et à l’inverse, une de 5 personnes avec autant d’accès », ajoute le dirigeant.
L’offre devrait être proposée à un prix d’entrée de l’ordre de 39 € pour un premier accès… mais il ne sera pas question tout de suite de tarif : dans les prochains mois, Numerize accorde l’accès gratuit à des clients (une trentaine pour l’instant) qui joueront le jeu d’un dernier co-développement dans la phase actuelle d’ultime mise au point, en somme, se prêtent à l’exercice du perfectionnement d’un produit en phase de lancement grâce aux avis des utilisateurs. Cette proposition est réservée aux entreprises du Grand Est, depuis le 3 novembre.
Le contexte de la crise sanitaire n’est pas étranger au choix de la date. « Nous avions prévu, initialement, de lancer la commercialisation début 2021. Le reconfinement, avec ce qu’il implique de recours au télétravail, nous a incités à avancer notre calendrier, mais en intégrant cette offre de lancement gratuite. C’est un choix d’entraide et qui correspond bien aussi aux codes de l’économie actuelle. Le temps où il fallait s’acquitter d’un ticket d’entrée à plusieurs milliers d’euros avant de pouvoir « toucher » un produit est révolu », poursuit Julien Gless.
Le déménagement à Hoerdt et le lancement du logiciel ont mobilisé un investissement de l’ordre d’1,5 million d’€. Pour cette nouvelle aventure, Numerize brandit aussi l’atout de la proximité. « La question, c’est quelque part à qui je confie mes données : à un Gafa ? A une entreprise à côté de chez moi avec des interlocuteurs en chair et en os ? »
Julien Gless (à gauche sur la photo) a rejoint Numerize en juin à l’occasion du déménagement, dans le but de mettre en œuvre le projet de diversification vers la GED. Son parcours professionnel l’a mené loin de l’Alsace, à Londres où il a évolué dans les univers de la communication, du digital et de la transmission et protection de données.
Mais Numerize, lui, est bien connu, ou plutôt son dirigeant : il est un ami d’enfance de Boris Coriol, le fondateur de la PME. Celui-ci en incarne le métier historique. Au milieu des années 2000, il avait travaillé sur la numérisation du Livre foncier d’Alsace-Moselle au sein de l’organisme qui en avait préparé le projet et était basé à La Walck, non loin de Bischwiller. Il était ensuite passé à la création d’entreprise dans cette même spécialité, via Numerize en 2008.
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